Angielski biznesowy przez telefon – o czym pamiętać?

Wykonywanie rozmów telefonicznych samo w sobie może być dość stresującym doświadczeniem (szczególnie dla milenialsów :). Nie mówiąc już o robieniu tego w innym języku, czy na tematy biznesowe. Ale niestety jest to dosyć potrzebna umiejętność, która przyda się w kontaktach z klientami czy współpracownikami. Podczas rozmów telefonicznych warto trzymać się pewnego schematu i zapamiętać najważniejsze zwroty i sformułowania. Taki sposób pomoże nam w szybszej reakcji w przypadku kiedy się zestresujemy i nada naszej wypowiedzi bardziej „profesjonalnego” tonu i charakteru. Dlatego w tym artykule postaram się przybliżyć Wam tajniki biznesowej rozmowy telefonicznej po angielsku. Przedstawię zatem „reguły”, o których warto pamiętać oraz wyrażenia, po które warto sięgać. Zapraszam do lektury!

 

Grzeczność przez gramatykę

Wykonując lub odbierając służbowy telefon najczęściej posługujemy się formami grzecznościowymi i formalnymi. Aby uzyskać taki efekt w języku angielskim możemy użyć kilku, zapewne dobrze Ci już znanych, konstrukcji gramatycznych. 

Jedną z takich konstrukcji będzie użycie niektórych czasowników modalnych, w szczególności may, could, might, should oraz would. Czasowników modalnych użyjemy głównie w prośbach o coś, lub prośbach skierowanych do kogoś. Wplatanie czasowników modalnych do naszej wypowiedzi sprawia, że jest ona mniej bezpośrednia i rzecz jasna bardziej grzecznościowa. Oto kilka przykładów takich zdań:

 

• How may I help you? – Jak mogę Panu/i pomóc?
• Could I ask who is calling? – Czy mogę zapytać, kto dzwoni?
• Would you please tell him I called? – Czy może mu Pan/i przekazać, że dzwoniłem?

 

Kolejną konstrukcją gramatyczną, której często używamy w zwrotach grzecznościowych są wyrażenia, po których występuje forma gerund.  Forma gerund to nic innego jak rzeczownik odczasownikowy, czyli czasownik zamieniony w rzeczownik za pomocą dodania końcówki „ing”. Może występować po określonych czasownikach, zwrotach lub przyimkach. Oto kilka przykładów takich wyrażeń: 

 

• Do you mind calling tomorrow? – Czy miałby Pan coś przeciwko zadzwonieniu jutro?
• Thanks for waiting. – Dziękujemy, że Pan zaczekał.

 

Zwroty grzecznościowe w rozmowach telefonicznych bardzo często będą łączyć się z to-infinitive czyli formą bezokolicznika z „to”. Zerknij na przykłady:

 

• I am calling to ask… – Dzwonię, żeby zapytać…
• I’d like to leave a message. – Chciałabym zostawić wiadomość.
• It’s not a good time to call. – To nie jest dobry moment na telefon.

 

Grzeczności nada nam też rzecz jasna użycie takich zwrotów jak please (proszę), thank you (dziękuję) czy excuse me (przepraszam).

 

Witanie się

Sam początek rozmowy telefonicznej, bez względu na to czy odbieramy czy wykonujemy telefon, to przywitanie się. Pierwszą częścią przywitania jest użycie odpowiedniego zwrotu i raczej będzie to jeden z poniższych:

 

• Good morning – Dzień dobry (przed 12:00)
• Good afternoon – Dzień dobry ( po 12:00, przed 17:00)
• Good evening – Dobry wieczór (po 17:00)
• Hello – Witam

 

Następnie przedstawiamy się i podajemy w jakiej firmie pracujemy. Możemy to zrobić na różne sposoby, oto kilka przykładów:

 

• Good morning. Speaking House, Kasia speaking. – Dzień dobry. Tu Speaking House, mówi Kasia.
• Hello, this is Kasia from Speaking House. – Witam, z tej strony Kasia ze Speaking House.

 

Przy odbieraniu telefonu po przedstawieniu się zazwyczaj dodamy „how can I help you?” (w czym mogę pomóc?).

 

Dlaczego dzwonimy?

Zazwyczaj, przywitanie się z rozmówcą będzie poprzedzało podanie powodu dla którego dzwonimy. W tym momencie często próbujemy się skontaktować z konkretną osobą i musimy poprosić ją do telefonu. Można to zrobić w następujący sposób:

 

• May I speak to Mrs. Smith? – Czy mogę rozmawiać z Panią Smith?
• I would like to speak to Mrs. Smith. – Chciałbym rozmawiać z Panią Smith.
• Can you put me through to Mrs. Smith? – Czy może mnie Pani połączyć z Panią Smith?

 

Kiedy już uda nam się połączyć z naszym rozmówcą docelowym to przechodzimy do przedstawienia powodu, dla którego dzwonimy. A oto kilka najbardziej podstawowych sformułowań, których możemy użyć:

 

• I’m calling to ask/discuss/clarify… – Dzwonię, żeby zapytać/przedyskutować/wyjaśnić…
• I just wanted to ask/discuss/clarify… – Chciałem zapytać/przedyskutować/wyjaśnić…
• I’m calling with reference to… – Dzwonię w sprawie…
• I’m calling in order to inform you about… – Dzwonię aby poinformować Panią o…
• I’m calling due to/because of… – Dzwonię z powodu…

 

Zostawianie wiadomości

Czasami jednak osoba, do której próbujemy się dodzwonić może być nieosiągalna. Wtedy możemy zostawić dla niej wiadomość. Spójrz na wyrażenia i sformułowania, których możemy użyć chcąc zostawić wiadomość lub oferując to osobie dzwoniącej:

 

• Would you like to leave a message? – Czy chciałbym Pan/i zostawić wiadomość?
• Can I take a message? – Czy mogę przyjąć wiadomość?
• Could you tell Mrs. Smith to call me back? – Czy może Pani przekazać Pani Smith, żeby do mnie oddzwoniła?
• I would like to leave a message. – Chciałbym zostawić wiadomość.
• Please tell Mrs. Smith that… – Proszę przekazać Pani Smith, że…
• I’m afraid Mrs. Smith is not available. – Obawiam się, że Pani Smith jest nieosiągalna.
• Could I ask who’s calling, please? – Czy mogę zapytać, kto mówi?
• I’ll give Mrs. Smith your message as soon as she gets back. – Przekażę Pani Smith wiadomość, jak tylko wróci.

 

Zamiast zostawiania wiadomości, możemy też zapytać, o dogodniejszy termin, w którym możemy skontaktować się z daną osobą. A możemy to zrobić na przykład tak:

 

• When is a good time to call? – Kiedy będzie dobry moment, żeby zadzwonić?
• When is Mrs. Smith going to be back? – Kiedy Pani Smith wróci?
• When is Mrs. Smith going to be available? – Kiedy Pani Smith będzie osiągalna?

 

Przejście do sedna

Po wstępnych grzecznościach należy w końcu przejść do szczegółów. Na samym początku podajemy nasz bardziej ogólny powód a nieco później się w niego wgłębiamy. Zazwyczaj dzwonimy do kogoś po to aby uzyskać daną informację, umówić się na spotkanie, czy poprosić o coś. I właśnie na tych kwestiach się teraz skupimy. Oto kilka przydatnych zwrotów i sformułowań, które pomogą nam w przeprowadzeniu grzecznej i profesjonalnej rozmowy przez telefon:

 

• Could you provide me the information on…? – Czy mógłbyś podać mi informację o…?
• Could you send me an email with the details? – Czy mógłbyś wysłać mi maila ze szczegółami?
• Do you mind sending me the report again, please? – Czy mógłbyś wysłać mi ten raport jeszcze raz?
• Would you agree to a meeting next week? – Czy zgodziłbyś się na spotkanie w następnym tygodniu?
• Would the next Tuesday work for you? – Czy następny wtorek by ci pasował?
• Shall we say at 3 p.m.? – Wstępnie o 15?
• What would you suggest? – Co byś zasugerował?
• I’m afraid I can’t give you that information. – Obawiam się, że nie mogę podać tej informacji.
• Sorry, but I’m not allowed to give details about that. – Przepraszam, ale nie mogę podać szczegółów na ten temat.

 

 

Rozwiązywanie problemów

Niestety bardzo często zdarza się, że pojawiają się problemy z połączeniem, trzaski na linii, czy po prostu mamy kłopoty ze zrozumieniem naszego rozmówcy. Z pomocą przychodzi nam garść zwrotów, którymi poprosimy o powtórzenie informacji czy dookreślenie jej:

 

• Could you spell that for me? – Czy może to Pani przeliterować?
• Would you mind speaking up a bit? – Czy mógłby Pan mówić nieco głośniej?
• I can’t hear you very well. – Słabo Panią słyszę.
• I’m sorry. I didn’t catch the last bit. – Przepraszam, nie usłyszałam końcówki.
• There’s some interference on the line. – Jest jakieś zakłócenie na linii.
• The connection is really poor. – Połączenie jest bardzo słabe.
• Could you repeat the last sentence? – Czy może Pani powtórzyć ostatnie zdanie?

 

Kończenie rozmowy

Po ustaleniu wszystkich informacji należy grzecznie pożegnać się z rozmówcą (a następnie odetchnąć z ulgą ;). I w tym wypadku możemy zrobić to na kilka sposobów, a oto kilka moich propozycji:

• Thank you very much for your help. – Dziękuję bardzo za Pańską pomoc.
• Thank you for your time. – Dziękuję za poświęcony czas.
• Thank you for calling. Have a great day! – Dziękujemy za telefon. Życzymy miłego dnia.

 

Pamiętaj, że biznesowe rozmowy telefoniczne mogą być stresujące dla każdego – również dla native speakerów. Ważne, żeby kierować się kulturą osobistą i dobrym nastawieniem. Pomyłki zdarzają się najlepszym, a kluczem do sukcesu jest praktyka. Mam nadzieję, że wyrażenia i zwroty przedstawione w tym wpisie okażą się przydatne i pomogą Ci w przeprowadzaniu profesjonalnych rozmów telefonicznych na najwyższym poziomie. Trzymam za Ciebie mocno kciuki! 🙂

 

Zanim zadzwonisz

Jeśli potrzebujesz pomocy z angielskim biznesowym, na przykład przy rozmowie przez telefon, to koniecznie musisz zapoznać się z naszym e-bookiem Angielski Biznesowy od Speaking House: https://speakinghouse.pl/angielskibiznesowy/ Pomoże Ci ona przygotować się do rozmowy o pracę, konferencji, spotkania, negocjacji czy wielu innych sytuacji zawodowych, które wymagają angielskiego. Książka zawiera setki fiszek, zdań do tłumaczeń po angielsku oraz tematów do konwersacji. Zdecydowanie Ci się przyda!