E-mail po angielsku – jak go dobrze napisać?

Jak napisać oficjalny e-mail po angielsku? Temat wydaje się prosty, a mimo to wiele z Was wciąż ma z tym problemy lub stresuje się, jak napisać maila tak, aby brzmiał on profesjonalnie. Dobrze skonstruowany, oficjalny mail to wcale nie taki częsty przypadek – na świecie jest mnóstwo użytkowników języka angielskiego, którzy popełniają jednak błędy – zwłaszcza w oficjalnej korespondencji. W ten sposób, niektóre wyrażenia, nawet w biznesowym środowisku, używane są po prostu błędnie! Dlatego napisanie dobrego maila na pewno sprawi, że zostaniemy zauważeni – na przykład gdy staramy się o pracę. Od czego zacząć?

E-mail po angielsku, a temat

Tak jak większość form pisemnych, e-mail po angielsku powinien być podzielony na trzy struktury : wstęp, rozwinięcie i zakończenie. W przeciwieństwie jednak do listu, nad e-mailem musi jednak pojawić się temat – najlepiej krótki i nawiązujący do treści naszej wiadomości. Jest ważny szczególnie wtedy, kiedy np. wysyłamy jakiejś firmie nasz projekt bądź staramy się o pracę i po prostu zależy nam, żeby ktoś w tego naszego maila kliknął. Jak przyciągnąć uwagę tematem? Przede wszystkim, radziłabym unikać tematów w rodzaju “IMPORTANT” Albo “Hello!” – w dzisiejszych czasach brzmi to jak spam i wręcz odstrasza od zapoznania się z treścią maila, a ponadto nie ma nic wspólnego z tym, co chcemy w mailu przekazać. Jeśli np. umawiamy się na rozmowę kwalifikacyjną, możemy napisać przykładowo  “Interview + data” lub “Interview + nazwa firmy” a jeśli piszemy w sprawie projektu, warto zawrzeć w tytule np. jego nazwę – tak, żeby w samym tytule nasz odbiorca widział, kto do niego pisze i w jakiej sprawie.

Wstęp

Na samym początku powinniśmy oczywiście przywitać tego, do kogo piszemy. Z racji, iż jest to mail oficjalny, powinniśmy unikać form typu “Hello” “Hi” czy “How are you”? Zamiast tego, napiszemy:

• Dear Sir/Madame,
• Dear Mr/Ms/Mrs,

Pamiętajmy o postawieniu przecinka po tych wyrażeniach. Jeśli chodzi o tytuły, są one ważne szczególnie w Wielkiej Brytanii, więc jeśli mamy do czynienia z mężatką, piszemy Mrs, panną – Ms, w odniesieniu do Panów zaś piszemy po prosu Mr. Jeśli nie jesteśmy pewni, z kim mamy do czynienia, możemy napisać :

• To whom it may concern,
• Dear + nazwisko osoby do której piszemy

Bez względu na rodzaj maila (czy jest to np. skarga, czy zaproszenie na interview) we wstępie warto użyć następujących wyrażeń :

• I hope this email finds you well. – Zwrot grzecznościowy używany na początku maila, można go przetłumaczyć jako „Mam nadzieję, że u Państwa wszystko w porządku”.
• I am writing to you with regard to/regarding… – Piszę do Pana/Pani w sprawie…
• I am writing to you on behalf of… – Piszę do Państwa w imieniu…
• I am writing in connection with… – Piszę w związku z…
• I am writing in reference to… – Piszę w nawiązaniu do…
• I am writing to enquire about… – Piszę, aby zapytać o…

Jeśli nasz e-mail po angielsku jest odpowiedzią i nawiązujemy w nim do poprzedniego kontaktu, możemy napisać : 

• Thank you for your prompt response. – Dziękuję za szybką odpowiedź.
• Thank you for getting back to me. – Dziękuję za odpowiedź.
• Following our phone conversation… – W nawiązaniu do rozmowy telefonicznej…
• I am writing in response to… – Piszę w odpowiedzi na…

W treści naszego listu należy też pamiętać o stylu, w jakim piszemy. W biznesowym liście nie ma miejsca na skrócone formy jak “I’m” czy “I won’t”. Zamiast tego piszemy “I am” “I will not”. Pamiętajmy o zwracaniu się do naszego odbiorcy w sposób jak najbardziej uprzejmy, zarówno wtedy, kiedy przekazujemy dobre, jak i złe informacje. Unikajmy także kolokwialnych wyrażeń, i – jeśli to nie oczywiste – emotikon czy oryginalnych czcionek. Jeśli to już wiemy, to połowa sukcesu! 

Rozwinięcie e-maila po angielsku

W zależności od tego, w jakim celu piszemy, nasze rozwinięcie będzie wyglądało inaczej. Omówmy parę przydatnych zwrotów w zależności od rodzajów maili.

Informative e-mail

To taka wiadomość, w której informujemy o czymś naszego odbiorcę – na przykład o dacie spotkania, o nowym przedsięwzięciu w firmie itp. Typowe zwroty dla takiego maila to na przykład:

• I am interested in… – Jestem zainteresowany…
• We are happy to inform… /I regret to inform– Z radością/przykrością informuję…
• Please be informed/advised that… – Informujemy, iż…
• In reply to your query… – W odpowiedzi na Państwa zapytanie…

Request e-mail

Request e-mail to taki e-mail, w którym o coś prosimy. Piszemy go, aby poprosić o jakiejś informacje albo skłonić naszego odbiorcę do zrobienia czegoś, o co prosimy. Oto jak możemy to zrobić :

• Could you please let me know if… – Czy mogliby Państwo dać mi znać czy…
• I would be grateful if you could… – Byłbym/Byłabym wdzięczna gdybyście Państwo…
• I would appreciate it if you could… – Byłabym wdzięczna gdybyście Państwo mogli…
• Would it be possible for you to send me…?/inform me ? – Czy mogliby Państwo wysłać mi…? / poinformować mnie?
• We would like to know… – Chcielibyśmy wiedzieć…
• You are urgently requested to… – Bardzo proszę Państwa o natychmiastowe wysłanie… (bezpośrednio, używane np. gdy ktoś zalega z zapłatą)

Apology e-mail 

Może nam się również przytrafić, że będziemy zmuszeni przeprosić za coś naszego klienta – chociażby za spóźnione wysłanie umówionych dokumentów lub za innego rodzaju niedogodności. Również i w tym przypadku trzeba zrobić to w sposób uprzejmy i profesjonalny. Przykładowo:

• Please accept our apologies for the delay. – Proszę przyjąć nasze przeprosiny za opóźnienie.
• I would like to apologize/I am writing to offer my sincerest apologies for any inconvenience caused. – Chciałbym przeprosić za powstałe niedogodności.

Warto też dodać : 

• We will make sure that this won’t happen again. – Upewnimy się, że taka sytuacja się nie powtórzy.

Jak zakończyć e-mail po angielsku

W zakończeniu warto podsumować swoją wypowiedź oraz dodać informację o ewentualnych załącznikach. Nie zapomnijmy również o grzecznym pozdrowieniu naszego adresata. Jeśli przesyłamy dodatkowy dokument, możemy dodać na przykład :

• Attached please find… – W załączeniu przesyłam…
• I am sending you the documents as an attachment. – Wysyłam Państwu dokumenty jako załącznik.
• Please find enclosed… – W załączeniu znajdą Państwo…
• Następnie, mamy do wyboru kilka wyrażeń na koniec :
• If you have any questions, don’t hesitate to contact me / Feel free to contact me if you have any questions.– Jeśli mają Państwo jakieś pytania, proszę się ze mną skontaktować.
• Please let me know if I can be of assistance. – Proszę dać mi znać czy mogę jakoś pomóc.
• I’m looking forward to hearing from you. – Czekam na Państwa odpowiedź (Uwaga! Tutaj często powielany jest błąd, i w miejsce zamiast “hearing” wstawia się bezokolicznik “hear” – warto mieć to na uwadze)
• I hope to hear from you soon. – Mam nadzieję, że szybko otrzymam od Państwa wiadomość (dosłownie “usłyszę od Państwa”).
• Thank you in advance. – Z góry dziękuję.

Bardzo ważny jest zwrot na końcu naszego mejla, kierowany już bezpośrednio do odbiorcy. Mogą to być na przykład :

• Yours faithfully/Yours sincerely – z poważaniem
• All the best – Pozdrawiam
• Best/Kind regards – Pozdrawiam serdecznie
• Thank you – Dziękuję
• Respectfully – Z wyrazami szacunku

 

Jeśli pisanie służbowych e-maili po angielsku wydaje się wam stresujące, mam nadzieję że ten artykuł choć trochę rozwieje wasze wątpliwości! Dobra wiadomość jest taka, że profesjonalne wiadomości elektroniczne mają jasno określoną strukturę, a sformułowania w nich używane są ograniczone, więc jeśli “załapiemy” parę podstawowych wyrażeń, korespondencja biznesowa stanie się dla nas automatyczna. Nie zapominajcie też o grzecznościowym tonie w Waszych e-mailach. Powodzenia!

Zanim wyślesz maila

Jeśli potrzebujesz pomocy z angielskim biznesowym, na przykład przy pisaniu maila, to koniecznie musisz zapoznać się z naszym e-bookiem Angielski Biznesowy od Speaking House: https://speakinghouse.pl/angielskibiznesowy/ Pomoże Ci ona przygotować się do rozmowy o pracę, konferencji, spotkania, negocjacji czy wielu innych sytuacji zawodowych, które wymagają angielskiego. Książka zawiera setki fiszek, zdań do tłumaczeń po angielsku oraz tematów do konwersacji. Zdecydowanie Ci się przyda!