Konferencja po angielsku

Konferencja jest ogólnie rozumiana jako spotkanie kilku osób w celu omówienia określonego tematu. Na konferencji przedstawia się innowacyjne pomysły i wymienia nowe informacje wśród ekspertów z danej dziedziny. Większość konferencji ma jednego lub kilku głównych mówców, którzy wygłaszają główne przemówienie. Taki system jest powszechny na konferencjach akademickich i biznesowych. Wybierani prelegenci to zwykle wybitne osobistości w danej dziedzinie, a ich obecność ma na celu przyciągnięcie większej liczby osób do udziału w konferencji. Istnieją różne rodzaje konferencji, ale my skupimy się na bardziej uniwersalnych wskazówkach. Jak sami widzicie, prowadzenie konferencji lub też przemawianie na niej może być całkiem stresującym doświadczeniem. Szczególnie jeśli jest to konferencja po angielsku, a nie jest on naszym językiem ojczystym. Dlatego w dzisiejszym wpisie przybliżę wam pomocne wskazówki i wyrażenia, które z z pewnością dodadzą wam pewności siebie podczas każdego większego spotkania biznesowego. Zapraszam!

Konferencja po angielsku – jak ją zorganizować?

Organizowanie konferencji po angielsku nie różni się zbytnio od organizowania konferencji w innych językach. No, może tylko skalą i zasięgiem. Jednak zanim przejdziemy do dokładnych wskazówek językowych, pozwolę sobie opisać kilka bardziej generalnych zasad. Bez wątpienia pomogą wam one w planowaniu idealnej konferencji. Po pierwsze, aby konferencja przebiegła sprawnie, należy ją skrupulatnie zaplanować z dużym wyprzedzeniem. Wszystkie ważne aspekty konferencji muszą być uwzględnione, dlatego lepiej jest prowadzić listę z podpunktami, które należy zrealizować. Zawsze obowiązkowy jest plan zapasowy na wypadek sytuacji awaryjnych. Planowanie działa lepiej, gdy poszczególne odpowiedzialne osoby mają jasno określone role i obowiązki.

Co więcej, należy jasno określić cel konferencji oraz budżet. O ile niektóre firmy dysponują wystarczająco dużymi salami konferencyjnymi, by pomieścić takie wydarzenie, o tyle najczęściej potrzebny jest obiekt zewnętrzny. W ostatnich latach sytuacja uległa jednak znacznej zmianie, a konferencje online zyskały znacznie większą popularność.

Po ustaleniu daty, godziny i miejsca konferencji, należy potwierdzić dostępność wszystkich prezenterów, sprzedawców, uczestników i gości specjalnych. Formularze rejestracyjne muszą być wysłane i rejestrowane, aby odpowiednio wcześniej potwierdzić liczbę uczestników. Jest to niezbędne, aby zadbać o logistykę konferencji, taką jak rezerwacja lotów, zakwaterowanie czy odbiór samochodu dla ważnych osób. Warto też zadbać o to, aby zaproszenia, agendy i broszury zostały zaprojektowane na podstawie tematu konferencji. Nie należy również zapominać o umieszczeniu na ulotkach i banerach loga sponsorów.

Przed wydarzeniem powinien zostać przygotowany szczegółowy program, który zawiera kolejność zajęć, listę prelegentów oraz przerwy na poczęstunek i posiłki. Ponadto, wolontariusze wyznaczeni do pomocy muszą wziąć udział we wcześniejszym szkoleniu oraz zapoznać się z przygotowanym programem.

Konferencja po angielsku – jak zacząć?

Jeśli prowadzisz konferencję, na sam początek warto po krótce opowiedzieć uczestnikom o tym, co znajduje się w jej planie, aby wszyscy wiedzieli, czego mogą się spodziewać. W przypadku bardziej formalnego spotkania – w którym mogą brać udział biznesmeni z innych firm i krajów – możesz zacząć od powitania uczestników. Oto kilka zwrotów, których można użyć, aby powitać zgromadzonych:

• Good morning and welcome, everyone. The purpose of today’s meeting is to discuss… –  Dzień dobry, witam wszystkich. Celem dzisiejszego spotkania jest omówienie…
• Thank you all for coming. We have a number of important matters on the agenda today. So let’s start with the first item. – Dziękuję wszystkim za przybycie. Mamy dzisiaj w programioe spotkania kilka ważnych spraw. Zacznijmy więc od pierwszego punktu.
• Now that everyone’s here, let’s get started with today’s agenda. – Skoro wszyscy już są, zacznijmy omawiać program dzisiejszego spotkania.

Konferencja po angielsku – dyskusja

Po odpowiednim rozpoczęciu i nadaniu odpowiedniego tonu można przejść do konkretnych punktów przewidzianych w programie. Przewodniczący musi również pilnować czasu i utrzymywać porządek spotkania. Dlatego trzeba wiedzieć jak płynnie przejść od jednego punktu do drugiego. Oto kilka pomocnych wyrażeń, które precyzyjnie określają poruszany podpunkt:

• The first/second/next item on the agenda that we need to discuss today is… – Pierwszym/drugim/kolejnym punktem spotkania, który musimy dzisiaj omówić, jest…
• Let’s look at the first/second item on the agenda. – Przyjrzyjmy się pierwszemu/drugiemu punktowi spotkania.
• First, let’s talk about… – Najpierw porozmawiajmy o…
  
• Let’s move on to item number X, which is the next item on the agenda. – Przejdźmy do punktu numer X, który jest kolejnym punktem spotkania.
  
• Moving on, let’s take a look at item number X on the agenda… – Przechodząc dalej, spójrzmy na punkt numer X w programie…
• Now we’ve come to the final item on the agenda… – Dotarliśmy do ostatniego punktu programu.

Konferencja po angielsku – prośba o wyjaśnienie

Jeśli masz pytania lub nie rozumiesz, co ktoś powiedział, możesz poprosić go o wyjaśnienie. Oczywiście, grzecznie jest rozpocząć swoją prośbę od „I’m sorry” lub „Excuse me”. Oto kilka gotowych zwrotów, których możesz użyć:

• Excuse me, could you please clarify what you said about …? – Przepraszam, czy może Pan(i) wyjaśnić co powiedział Pan(i) o…?
• I’m not sure I understand what you mean by… – Nie jestem pewien, czy rozumiem, co ma Pan(i) na myśli mówiąc o ….
• I’m sorry, I don’t quite follow… – Przepraszam, nie do końca rozumiem…

Konferencja po angielsku – podsumowanie i zakończenie

Na koniec dyskusji przewodniczący może podsumować główne punkty działania, które zostały ustalone. Jest to świetny sposób na upewnienie się, że wszyscy zrozumieli poruszone tematy oraz wiedzą, jakich działań się od nich oczekuje. Spójrz na poniższe zwroty, które przydadzą się przy podsumowaniu dyskusji i zakończeniu konferencji:

• In summary, we’re going to… – Podsumowując, zamierzamy…
• This is what we’ve agreed on: – To jest to, na co się zgodziliśmy:
• So we’ve decided to… – A więc postanowiliśmy…
• Thank you for all your input. – Dziękuję za wszystkie uwagi/ cały wkład.
• The meeting is adjourned. Thank you all for attending. – Tym samym kończę to spotkanie. Dziękuję wszystkim za obecność.
• I guess that will be all for today. Thanks for coming. – To chyba wszystko na dzisiaj. Dziękuję za przybycie.

Wierzę i mam nadzieję, że dzięki temu wpisowi jesteś gotowy do prowadzenia i efektywnego uczestniczenia w każdym spotkaniu biznesowym bardziej niż kiedykolwiek. Pamiętaj, że te zwroty i wyrażenia stanowią fantastyczny punkt wyjścia i warto mieć w swoim osobistym słowniku pakiet takich gotowych sformułowań. Rzecz jasna na wypadek stresu.  Mam nadzieję, że przydadzą się podczas następnego spotkania. A po więcej porad dotyczących angielskiego biznesowego, odsyłam na naszego bloga.